Chi tiết - Sở Nông nghiệp và PT nông thôn

Nhận thấy những những tính năng nổi bật của ứng dụng phần mềm Google Docs phù hợp với môi tường làm việc của Trung tâm Nước sạch và VSMT nông thôn, nhằm góp phần xây dựng một nền hành chính dân chủ, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hóa, hoạt động có hiệu quả, theo kịp tốc độ phát triển của thời đại 4.0,Trung tâm Nước sạch và VSMT nông thôn đã đề ra và áp dụng sáng kiến “Ứng dụng phần mềm Google Docs trong công tác soạn thảo văn bản của Đơn vị”

Google Documents hay còn gọi là Google Docs, là ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản của Google. Google Docs gồm các tính năng chính như: soạn thảo văn bản, soạn thảo bản tính và soạn thảo trình chiếu. Với nhiều tính năng tương tự như Microsoft Word, Google Docs là một tính năng soạn thảo văn bản cực kỳ tiện ích phù hợp với tất cả các đối tượng người dùng. Để sử dụng Google Docs, người dùng cần có tài khoản Google hoặc tài khoản Gmail để đăng nhập.

Google Docs cung cấp nhiều tính năng đa dạng, linh hoạt, như tính năng soạn thảo văn bản, tính năng Bổ sung và cập nhật mục lục, tính năng tùy chọn tích hợp nhiều tiện ích trên Docs, tính năng hỗ trợ chia sẻ, sửa đổi cùng nhiều người, tính năng cung cấp chế độ làm việc ngoại tuyến. Sau một thời gian tổ chức ứng dụng Google Docs trong việc soạn thảo văn bản của viên chức đơn vị. Trung tâm tiến hành tuyên truyền các tính năng và cách sử dụng Google Docs tại các cuộc họp, phát tài liệu để viên chức Trung tâm nhận thức rõ được những ưu điểm và hạn chế khi sử dụng phần mềm này:

- Trước đây, khi viên chức Trung tâm chỉ sử dụng Microsoft Word trong việc soạn thảo văn bản, thì phải gặp nhiều bất tiện trong việc chia sẻ, chỉnh sửa văn bản khi phải tải đi tải lại một file văn bản khi chia sẻ qua lại cho người khác, điều này gây lãng phí thời gian (cần 5-10s để tải một file văn bản), tiêu tốn bộ nhớ và bất tiện cho viên chức khi có quá nhiều file trùng nhau.

- Khi triển khai thực hiện ứng dụng Google Docs trong việc soạn thảo văn bản trong đơn vị, thì viên chức chỉ cần chỉnh sửa trên một file duy nhất, với các công cụ hỗ trợ cực kỳ thân thiện với người dùng, có thể thao tác trực tiếp trên web, ngoài ra tính năng soạn thảo văn bản bằng giọng nói giúp viên chức tối ưu hóa năng suất và thời gian làm việc. Ứng dụng Google Docs còn cho phép tích hợp nhiều tiện ích khác nhau giúp viên chức có thêm nhiều công cụ hỗ trợ phù hợp với nhu cầu của mình, giúp quá trình soạn thảo văn bản được thực hiện dễ dàng và hiệu quả nhất. Viên chức có thể chia sẽ văn bản chỉ với một đường link chia sẻ file, việc chỉnh sửa, góp ý và nhận xét cũng được thực hiện một cách dễ dàng, góp phần tăng tương tác trao đổi giữa viên chức trong đơn vị.

- Tuy nhiên sau gần 6 tháng áp dụng, viên chức đã phát hiện Google Docs vẫn còn một số hạn chế như khi tải file từ Google Docs về máy sẽ xuất hiện một số lỗi nhỏ về căn chỉnh lề hoặc định dạng văn bản, thỉnh thoảng khi thực hiện thao tác chèn ảnh vào văn bản, giao diện Google Docs sẽ bị lỗi, một số tính năng soạn thảo có trong Microsoft Word sẽ không có trong Google Docs, tuy nhiên Google Docs vẫn cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản và cần thiết nhất để có thể soạn thảo ra được một văn bản hoàn chỉnh.

Vì vậy. khi sử dụng Google Docs, viên chức cần lưu ý một số vấn đề sau:

- Để tránh việc mất dữ liệu khi soạn văn bản trên công cụ này, cách đề phòng tốt nhất là hãy bật tính năng cho phép chỉnh sửa khi bị ngắt kết nối Internet.

- Để đảm bảo tài liệu khi chia sẻ cho người khác không bị điều chỉnh, viên chức nên cài đặt quyền chỉnh sửa. Vì căn bản công cụ này cho phép nhiều người chỉnh sửa cùng lúc.

- Văn bản được soạn thảo trên Google Docs khi tải về có thể gặp lỗi về trình bày và định dạng. Vì vậy khi tải tệp xuống viên chức nên kiểm tra kỹ một lần nữa

Mặc dù vẫn còn một số khuyết điểm nhưng có thể nói Google Docs là một ứng dụng sở hữu nhiều tính năng hữu ích và cách dùng đơn giản giúp viên chức dễ dàng sử dụng, đây là một lựa chọn hàng đầu của nhiều người dùng khi nói đến một công cụ hỗ trợ tạo lập văn bản.