Chi tiết - Sở Nông nghiệp và PT nông thôn

Hệ thống xếp hàng tự động hay còn gọi là một hệ thống quản lý hàng đợi được sử dụng để kiểm soát hàng đợi. Hệ thống này bao gồm nhiều thiết bị, mỗi thiết bị có một chức năng nhiệm vụ khác nhau như in số thứ tự cho khách hàng, gọi số thứ tự vào quầy, hiện thị số thứ tự đang phục vụ.

Giới Thiệu Về Hệ Thống Xếp Hàng Tự Động

Hệ thống xếp hàng tự động hay còn gọi là một hệ thống quản lý hàng đợi được sử dụng để kiểm soát hàng đợi. Hệ thống này bao gồm nhiều thiết bị, mỗi thiết bị có một chức năng nhiệm vụ khác nhau như in số thứ tự cho khách hàng, gọi số thứ tự vào quầy, hiện thị số thứ tự đang phục vụ.

 Nói một cách dễ hiểu, Hệ thống xếp hàng tự động là một công nghệ cho phép khách hàng tự động xếp hàng thông qua các thiết bị điện tử hoặc phần mềm được cài đặt trên các máy tính hoặc thiết bị di động. Hệ thống này cho phép khách hàng đăng ký và lựa chọn dịch vụ cần thiết của mình, sau đó họ sẽ nhận được một thẻ xếp hàng số hoặc mã QR, giúp họ xếp hàng một cách tự động và thuận tiện hơn.

Ở các cơ quan hành chính, hệ thống xếp hàng tự động được sử dụng để quản lý hàng đợi đăng ký các dịch vụ công như cấp giấy tờ, đăng ký địa chỉ tạm trú...

Hệ thống xếp hàng tự động được cấu thành từ nhiều thiết bị phần cứng khác nhau, mỗi thiết bị sẽ có một chức năng riêng. Tùy vào quy mô đơn vị và nhu cầu sử dụng, bạn có thể lựa chọn các thiết bị phù hợp. Tuy nhiên, để mang lại hiệu quả tốt nhất thì hệ thống xếp hàng tự động phải bao gồm các thiết bị sau:

 1. Máy Lấy Số Thứ Tự / Máy In Số Thứ Tự

Máy lấy số thứ tự (hay còn gọi là máy bấm số thứ tự, máy in số thứ tự, máy xếp hàng tự động) là một thiết bị được sử dụng trong hệ thống xếp hàng tự động (QMS). Có chức năng in ra các số thứ tự để phục vụ khách hàng. Máy bấm số thứ tự thường được sử dụng tại các cơ sở y tế, UBND 1 cửa, ngân hàng, siêu thị, các trung tâm dịch vụ khách hàng và và các nơi cần sắp xếp hàng đợi..

2. Phần Mềm Hệ Thống Xếp Hàng Tự Động

Phần Mềm hệ thống xếp hàng tự động (hay còn gọi là phần mêm quản trị trung tâm) thường được cài đặt trên máy chủ của đơn vị hoặc trên Kiosk lấy số thứ tự cảm ứng. Phần mềm xếp hàng trung tâm được xem như là bộ não của hệ thống, phần mềm có chức năng quản trị cài đặt máy Kiosk bấm lấy số thứ tự, quản trị cài đặt các tài khoản gọi số tại quầy, đăng nhập, đồng bộ hóa thông tin, phân luồng dịch vụ, hiển thị thông tin, đánh giá hài lòng.

 3. Thiết Bị Điều Khiển Gọi Số / Phần Mềm Gọi Số

Để gọi số thứ tự vào quầy giao dịch, nhân viên có thể sử dụng bàn phím gọi số thứ tự hoặc phần mềm gọi số được cài đặt trên máy tính làm việc của nhân viên tại quầy. Thông qua thiết bị này, giao dịch viên có thể để điều tiết khách hàng trong trung tâm giao dịch bằng cách gọi khách hàng kế tiếp, gọi lại khách hàng, chuyển khách hàng tới 1 quầy bất kỳ khác.

 4. Thiết Bị Hiển Thị Số Thứ Tự Tại Quầy

Thiết bị hiển thị số thứ tự (hay còn được gọi là bảng hiển thị số thứ tự) thường được treo tại mỗi quầy giao dịch hoặc vị trí ghế ngồi chờ của khách hàng. Thiết bị này có chức năng hiển thị số thứ tự đang phục vụ của các quầy giao dịch. Thiết bị hiển thị số thứ tự có 2 dạng chính là thiết bị LED và thiết bị LCD.

5. Loa Âm Thanh Gọi Số Thứ Tự

Có giọng đọc thông báo mời khách hàng đã đến lượt số thứ tự và các thông báo khác của hệ thống xếp hàng tự động.

• Tự động phát âm thanh mời số thứ tự (số vé) đến quầy (số quầy_ giao dịch theo nhiều ngôn ngữ: Tiếng việt, tiếng anh ...
• Giọng nói rõ ràng, chuẩn chỉ và thân thiện với người nghe.
• Có thể Tích hợp thêm âm thanh chuông báo khi gọi số thứ tự.
• Tùy chọn chọn mẫu giọng đọc có sẵn hoặc bạn có thể tự thâu âm lại cho giọng đọc.
• Cho phép cài đặt các câu thông báo với khách hàng theo thời gian định trước.

Quy Trình Sử Dụng Hệ Thống Xếp Hàng Tự Động Thông Minh

Về quy trình, sẽ có sự khác biệt trong cách sử dụng tùy thuộc vào loại hệ thống xếp hàng và cách thức triển khai của từng tổ chức. Tuy nhiên, đối với hầu hết các hệ thống xếp hàng tự động, đều có một quy trình chuẩn sử dụng như sau:

• Bước 1: Khách hàng chọn luồn dịch vụ cần lấy số thông qua màn hình cảm ứng hoặc nút phím bấm.
• Bước 2: Hệ thống xếp hàng sẽ phát sinh số thứ tự hoặc mã QR để đánh dấu vị trí của khách hàng trong hàng đợi.
• Bước 3:Khách hàng chờ đợi cho đến khi hệ thống thông báo đến lượt của mình thông qua âm thanh, màn hình hiển thị số thứ tự.
• Bước 4: Khách hàng tiến đến quầy giao dịch được đánh số.
• Bước 5: Sau khi hoàn thành giao dịch, khách hàng rời khỏi quầy và hệ thống xếp hàng sẽ cập nhật thông tin về việc phục vụ của khách hàng đó.